Kontrakter regulerer rettigheter og plikter som skal etterleves i kontraktsperioden, og for å sikre at partene etterlever kontrakten må den også følges opp. For oppdragsgivere innebærer dette blant annet å kontrollere og sørge for at leverandøren leverer det han skal, når han skal, og ellers oppfyller sine plikter slik de er formulert i kontrakten.

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) viser i Anskaffelsesundersøkelsen 2022 til at kun 23 prosent av virksomhetene i undersøkelsen opplever å ha tilstrekkelig tid og ressurser til å følge opp kontrakter på en god måte. Dette er noe av bakgrunnen for at det i arbeidet med den kommende Norgesmodellen for offentlige anskaffelser utredes tiltak for å etablere en «beste praksis» for kontraktsoppfølging.

Når det snakkes om kontraktsoppfølging, vises det nesten uten unntak til perioden etter kontraktssignering. En av nøklene til å forebygge tvister og etablere hensiktsmessige oppfølgingsrutiner, er imidlertid å starte arbeidet med å utforme kontrakten allerede i planleggingsfasen av anskaffelsen. Her vil vi gi noen innspill til hva oppdragsgivere kan gjøre for å sikre gode og balanserte kontraktsklausuler.

Dersom det finnes fremforhandlede standardkontrakter som passer for anskaffelsen, skal oppdragsgiver som hovedregel bruke disse, jf. anskaffelsesforskriftens §§ 8-12 og 19-1. Disse kontraktene er gjennomtenkte og har presumtivt funnet frem til en riktig balanse mellom rettigheter og plikter til partene. Vi anbefaler derfor at oppdragsgiver først sjekker ut om det finnes anvendelige standardkontrakter.

Standardkontrakter kan tilpasses den konkrete anskaffelsen, men husk at dersom man gjør endring i en bestemmelse, kan det få betydning også for anvendelsen av andre bestemmelser. Tilpasninger bør derfor kun skje dersom det er et reelt behov for dette.

For å kunne utforme en god kontrakt som fungerer som ønsket i kontraktsperioden kan det være svært nyttig å se til erfaringer med tidligere inngåtte eller eksisterende kontrakter for den aktuelle anskaffelsen. På denne måten vil man kunne avdekke hva som har fungert bra og hvilke klausuler som må implementeres eller forbedres.

Det kan eksempelvis være at man har hatt store problemer med at leverandøren ikke overholder frister i tidligere kontraktsforhold fordi dagbøtesatsene ikke har gitt insentiver til å levere i tide, at en prisreguleringsklausul er for generell slik at den ikke samsvarer med de reelle prisendringene knyttet til den aktuelle anskaffelsen, at det ikke har vært mulig å innhente dokumentasjon på rapporteringskrav, eller at man ikke har regulert en oppsigelsesadgang som gir anledning til å terminere kontrakten dersom det skulle bli behov for det. Slike erfaringer og utfordringer fra tidligere kontraktsforhold vil da kunne gi et godt utgangspunkt for hva som bør hensyntas i arbeidet med utformingen av kontrakten. Det er likevel viktig å huske på at erfaring fra tidligere kontrakter kun er utgangspunkt for de vurderingene oppdragsgiver må gjøre i forhold til hva som forventes å fungere godt i den konkrete kontrakten som skal inngås.

En viktig forutsetning for en god og balansert kontrakt, er god forståelse for hva som skal anskaffes og markedet man anskaffer i. Dersom det for eksempel benyttes kontraktsklausuler som er i motstrid med standardkontrakter som leverandørene er vant med å benytte, kan det føre til at leverandører tar forbehold eller velger ikke å delta i konkurransen. En annen risiko er at oppdragsgiver får tilbudt høyere priser eller dårligere kvalitet fordi leverandørene innkalkulerer risikoen kontraktsklasulen utgjør for dem.

Gode måter å undersøke markedet på er å invitere aktuelle leverandører til leverandørkonferanse før kunngjøring av konkurransen eller sende konkurransegrunnlaget på høring.

Foruten undersøkelser og tiltak man selv kan gjøre i anskaffelsesprosessen, så er det viktig å involvere de som skal følge opp og benytte avtalen.

Oppdragsgiver bør alltid utpeke en avtaleforvalter. Avtaleforvalteren er den som skal følge opp kontrakten i praksis og bør derfor involveres i forhold til hva som er hensiktsmessige oppfølgingspunkter, rapporteringskrav osv. i kontrakten. Allerede ved utformingen av kontrakten bør man lage en oversikt over hvilke kontraktsvilkår som særlig skal følges opp og hvordan dette skal skje. Brukerne kan også gi nyttige innspill til kontraktsvilkår. Det er ofte denne gruppen som melder inn avvik når det er svikt i leveransene i kontraktsperioden. De vil derfor kunne bidra til å synliggjøre hull i kontrakten og dermed hvilke endringer eller suppleringer av kontraktsvilkårene det er behov for i den aktuelle anskaffelsen.

Brukerne vil videre kunne gi innspill til en veileder for bruk av kontrakten hvor forhold som hvordan innkjøp skal foretas, priser fastsettes, omfang, gjennomføring av minikonkurranser, melding av avvik osv., omtales. En slik veileder er et nyttig verktøy for å sikre riktig kontraktsoppfølging.

Kort oppsummert bør fokuset på kontraktsoppfølgingen være en del av anskaffelsesprosessen allerede i planleggingsfasen. Dette sikrer at oppdragsgiver kan håndtere kontrakten på en god måte i kontraktsperioden. Balanserte kontraktsvilkår reduserer også risikoen for tvister noe som vil gjøre kontraktsoppfølgingen mindre krevende.