Som vi redegjorde for i tidligere artikkel, er det sannsynlig at din virksomhet taper unødvendig mye penger på mangelfull kontraktsstyring.

Har du f.eks. oversikt over hvor mye tid og penger din virksomhet bruker på avtaleinngåelser?

Tall fra WCC kan i alle fall gi deg en viss indikasjon: gjennomsnittselskapet bruker omtrent dobbelt så mye tid og penger på selve avtaleinngåelsen som de mest effektive selskapene.

Kostnadene for gjennomsnittsselskapet blir da ganske betydelige hvis det inngås 100 avtaler pr. år. I tillegg er det sannsynlig at disse taper flere potensielle avtaler som følge av den ineffektive forhandlingsprosessen. Her er noen tips til hvordan disse kostandene kan reduseres i din virksomhet:

Som mottaker er det (selvfølgelig) mye lettere å signere på en avtale som er kort, presis og balansert. Det er da ikke veldig overraskende at flere undersøkelser viser at ubalanserte avtaler har stor innvirkning på forhandlingstiden. Det er også undersøkelser som tyder på at bare lengden på avtalen – altså mengden tekst – bidrar til lengere forhandlinger. Ikke la deg friste til å lage ubalanserte maler som sterkt favoriserer din egen virksomhet på alle punkter. Slike avtalemaler er ikke bare en viktig årsak til lange og kostbare forhandlinger, de legger også et dårlig fundament for det videre samarbeidet mellom avtalepartene. Dessuten vil de utstrakte forhandlingene, som i stor grad skyldes ubalanserte vilkår, ofte ende med nøyaktig samme resultat som du ville fått med den balanserte avtalen.

Hvis du skal pusse opp leiligheten din, hvor mye tid bruker du og entreprenøren på å forhandle om erstatningsbegrensninger og «super caps» for brudd på GDPR? Mesteparten av tiden går vel heller til å spesifisere hva entreprenøren faktisk skal levere til deg. Slik bør det også være i de fleste kommersielle avtaler. Ansvarsbegrensninger er selvfølgelig viktig, men enda viktigere er nok de vilkår som bidrar til at man unngår å havne i problemer hvor ansvarsbegrensningen blir aktuell. Flere undersøkelser indikerer nettopp at tydelige spesifikasjoner – som tolkes likt av ulike personer – er blant de viktigste faktorene for å unngå uenigheter og tvister mellom avtaleparter. De fleste virksomheter bør derfor ha særlig fokus på å utarbeide spesifikasjoner som er tydelige for begge parter. Dette vil redusere sannsynligheten for tvister – og derav betydningen av avtalens ansvarsbegrensninger.

På generelt grunnlag er det relevant å se hen til WCCs liste over hvilke avtalevilkår som oftest gir opphav til uenigheter mellom avtaleparter. Denne listen gir en god indikasjon på hvilke vilkår det er særlig relevant å bruke tid på i avtaleforhandlingene. Noe som igjen må sees i sammenheng med den konkrete avtalen det forhandles om. Det er f.eks. begrenset hvor mye tid og penger man bør bruke på å forhandle en ansvarsbegrensning for GDPR-brudd hvis leverandøren bare skal behandle en begrenset mengde personopplysninger på kundens vegne, f.eks. navnene til kundens ansatte?

Hvem har ansvaret å forhandle avtalevilkårene? Hvem skal involveres ved utarbeidelsen av spesifikasjonene? Når skal det være på plass? Hvem skal godkjenne hva? Hvem skal signere avtalen?

Lag en «contract playbook»:Dette er et internt dokument som tydeliggjør virksomhetens aksepterte avtaleposisjoner. Dokumentet bør inneholde en liste over virksomhetens standardklausuler, med tilhørende begrunnelser for de enkelte klausulene. I tillegg bør det være alternative klausuler som man kan falle tilbake på under avtaleforhandlingene.

Bruk elektronisk signering for pålitelig og rask signering av avtalene som inngås.